「資料作成に時間を取られて本業に集中できない」
「プレゼン資料のデザインが思うように決まらない」
そんな悩みを抱える企業が増える中、資料作成代行サービスの利用を検討する企業は年々増加しています。
しかし、初めて資料作成代行を利用する際、「どのような流れで進むのか」「何を準備すればよいのか」といった不安を感じる方も多いでしょう。本記事では、資料作成代行の基本的な流れから、依頼前の準備事項まで詳しく解説します。
伝わるパワーポイント
制作はお任せください
資料作成代行サービスとは
資料作成代行とは、企業が社内で作成している各種ビジネス資料を、専門業者が代わりに制作するサービスです。主にPowerPoint（パワーポイント）を使った営業資料、提案書、IR資料、研修マニュアルなど、幅広いビジネスシーンで使用される資料が対象となります。
近年は働き方改革が推進されていることもあり、企業において業務効率化が大きな課題となっています。そうした背景の中、資料作成といった非コア業務を外部に委託することで、社員がより付加価値の高い業務に集中できる環境づくりが注目されています。
対応可能な資料の種類
資料作成代行サービスで対応できる資料の種類は制作会社によって異なりますが、一般的には以下のような資料を依頼できるケースが多く見られます。
- 営業・提案資料（会社案内、サービス紹介資料、提案書）
- IR資料（決算説明会資料、事業計画書、株主総会資料）
- 社内資料（企画書、研修資料、マニュアル）
- 学会・講演資料（学術発表資料、セミナー資料、ポスター）
各種資料において、企画・構成からデザインまで一貫して対応可能な代行会社も多く、クライアントのニーズに応じて柔軟なサービス提供を行っています。
資料作成代行を利用するメリット
資料作成代行サービスを活用することで得られる主要なメリットを詳しく見ていきましょう。
本業に集中できるため生産性が向上する
資料作成は想像以上に時間を必要とする業務です。掲載する内容によっても異なりますが、1枚のスライドを仕上げるのに30分〜1時間程度かかるとされており、10ページ規模の資料であれば、少なくとも5時間は要するでしょう。
こうした負担を資料作成代行に任せれば、その分の時間を営業活動や企画立案といったコア業務に充てられ、結果として企業全体の生産性向上につながります。
プロフェッショナルな品質を実現できる
デザインに精通している人であっても、見やすく洗練された資料を作成するのは簡単ではありません。社内でゼロから仕上げるには、大きな労力と高いスキルが求められます。
資料作成のプロが手がける資料は、構成力・デザイン性・情報整理のいずれにおいても高い品質を備えています。適切な色使いや読みやすいレイアウト、論理的な構成によって、伝えたいメッセージを効果的に相手に届けることが可能です。
資料の洗練度は、企業の信頼性に直結する要素の1つです。クライアントに向けたプレゼン資料や、採用イベントで求職者に提示する会社紹介資料が洗練されていれば、好意的な評価につなげられるでしょう。
資料作成代行の基本的な流れ
資料作成代行サービスを利用する際の一般的な流れを、9つのステップに分けて詳しく解説します。
ステップ1：初回問い合わせ
資料作成代行の依頼は、電話・メール・専用フォームなどからの問い合わせによってスタートします。この段階では、詳細を詰め込む必要はなく、おおまかな要望や予算感を伝えるだけで十分です。
スムーズにやり取りを進めるためには、以下の基本情報をあらかじめ準備しておくとよいでしょう。
- 資料の種類（営業資料・IR資料・研修資料など）
- 想定ページ数
- 希望納期
- 予算の目安
ステップ2：ヒアリング・要件定義
担当者との打ち合わせでは、以下のような詳細な要件をヒアリングします。
- 資料の目的・想定読者
- 伝えたいメッセージ・ゴール設定
- 既存素材の有無・提供可能範囲
- デザインの方向性・ブランドガイドライン
- スケジュール・予算の最終調整
打ち合わせはWeb会議または対面で実施されるのが一般的で、所要時間はおおよそ1〜2時間程度が目安です。この段階で要件を正確に伝えることが、満足度の高い資料を作成してもらう上での大きなポイントとなります。
ステップ3：見積もり・契約
ヒアリング内容をもとに、詳細な見積もりが提示されます。見積書には、作業範囲・納期・料金体系・修正対応回数などが明記されており、依頼内容を具体的に確認できるようになっていることが一般的です。
内容に納得できれば正式契約となり、多くの場合は着手金の支払いが求められます。契約前には必ず作業範囲と修正対応の範囲を確認し、後々のトラブルを防ぎましょう。
ステップ4：企画・構成案の作成
資料の骨格となる企画・構成案を作成する工程では、情報の整理やストーリー展開、各スライドの役割分担などが決定されます。
この構成案づくりは、資料全体の完成度を大きく左右する重要なステップであり、代行会社の専門性が最も発揮される部分です。クライアントの承認を得てから次の工程へ進むため、この段階での修正については回数無制限で対応してくれる会社もあります。
ステップ5：構成案の修正・確定
提示された構成案を精査し、必要に応じて修正を依頼します。具体的には、ページ構成の変更、追加情報の挿入、不要部分の削除などを柔軟に調整できます。
デザイン修正も同様ですが、修正依頼はできるだけ具体的かつ明確に伝えることが大切です。たとえば「もう少し詳しく」ではなく、「〇〇の部分に△△の情報を追加してください」といった形で指示することで、意図が正確に伝わり、効率的な修正につながります。
ステップ6：デザイン制作
確定した構成案をもとに、いよいよ実際のデザイン制作に入ります。色彩設計・フォント選択・レイアウト調整・グラフィック要素の作成など、資料の見た目を決定づける作業です。
プロのデザイナーが手がけることで、視覚的なインパクトと読みやすさを両立した資料が完成します。企業のブランドイメージに沿った統一感のあるデザインに仕上げることも可能です。
ステップ7：初稿確認・フィードバック
完成した初稿が提出されると、クライアントによる確認作業に移ります。この段階では、内容の正確性、デザインの方向性、全体的な完成度などを総合的にチェックします。
フィードバックを行う際は、修正の優先度を明確に伝えることが効果的です。必須の修正事項と希望する修正事項を分けて整理して伝えることで、限られた修正回数の中でも最適な調整が可能になります。
ステップ8：修正対応
フィードバックをもとに修正作業が行われます。一般的には2〜3回の修正対応が契約に含まれており、その範囲内で調整を進めるのが基本です。
ただし、大幅な構成変更や新たな素材の追加が必要となる修正については、別途費用が発生するケースも。トラブルを避けるため、修正対応の範囲や条件は事前にしっかり確認しておくことをおすすめします。
ステップ9：最終納品・検収
すべての修正が完了し、クライアントの最終承認を得た段階で正式な納品となります。PowerPointやPDFなど、事前に指定された形式でデータが提供されます。
また、納品と同時に著作権がクライアントへ移譲されるのが一般的であり、その後は自由に編集・利用することが可能です。残金の支払いについても、最終納品時に行われるケースが多く見られます。
依頼前に準備すべき事項
資料作成代行をスムーズに進めるために、依頼前に準備しておくべき事項をまとめました。
目的と目標の明確化
研修用、営業提案用といった資料作成の目的、そして達成したい目標（契約獲得、採用強化など）を明確にしておきましょう。
目的が明確であればあるほど、代行会社は意図に沿った最適な構成やデザインを提案しやすくなり、成果につながる資料を効率的に仕上げることができます。
既存素材の整理
会社案内、過去の資料、ロゴデータ、写真素材など、手元にある既存素材をあらかじめ整理し、提供可能な範囲を決めておきましょう。用意できる素材が豊富であるほど、情報の精度や表現の幅が広がり、より充実した資料作成につながります。
予算と納期の設定
資料作成にかけられる予算の上限と必要な納期は、事前に決めておきましょう。予算に制約がある場合でも、重点ページのみにデザインを施すなど作業範囲を調整することで対応できる場合があります。
納期については、余裕を持って設定することをおすすめします。短納期だと追加費用や修正制限が発生することもあるため、注意が必要です。
資料作成代行サービスに関するよくある質問
ここでは、資料作成代行サービスに関するよくある質問に回答しています。
Q：急な依頼でも対応可能ですか？
特急での制作に応じてくれる制作会社も多くありますが、通常より割高な料金になることが一般的です。加えて、品質を保ったまま短納期に仕上げるには限界があるため、可能な限り余裕を持ったスケジュールで依頼することをおすすめします。
Q：修正対応の範囲はどこまでですか？
契約内容にもよりますが、一般的には2〜3回の修正対応が含まれています。軽微な文言の修正やレイアウト調整であれば対応範囲に含まれることが多い一方、大幅な構成変更や新規の素材作成については、別途費用が発生する場合があります。
Q：情報漏洩のリスクはありませんか？
多くの代行会社では、秘密保持契約（NDA）の締結をはじめ、データの暗号化やアクセス権限の管理など、厳重なセキュリティ対策が講じられています。
とはいえ、制作会社に機密性の高い情報を提供しなければならないケースも多いため、契約前にセキュリティ体制について具体的に確認しておくと安心です。
プロの力で”伝わる”資料を作成しよう
資料作成代行サービスは、企画・構成から最終納品までご紹介したような流れに沿って進行します。各ステップを理解し、事前準備を整えておくことで、効率的に高品質な資料を手に入れられるでしょう。
大切なのは、資料作成の目的を明確にし、代行会社と密にコミュニケーションを取ることです。プロの知見を活用しながら、自社の強みを効果的にアピールできる資料を作成してみてください。
資料作成に課題を感じている方は、まずは気軽に代行会社へ相談してみてはいかがでしょうか。信頼できるパートナーを選ぶことで、業務効率化と品質向上を同時に実現できるはずです。
企画・構成まで
プロにお任せ
パワーポイント制作
